Cách gửi email bảng tính tự động theo lịch định kỳ

Cách gửi email bảng tính tự động theo lịch định kỳ

Giới thiệu Email Spreadsheets, tiện ích bổ sung Google Sheets cho phép bạn tự động hóa báo cáo dữ liệu bảng tính và bảng điều khiển qua email. Nếu bạn là một nhân viên văn phòng đã gửi email bảng tính cho đồng nghiệp theo cách thủ công, tiện ích bổ sung này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Và vì nó chạy trên Google Cloud, các báo cáo bảng tính của bạn sẽ được gửi ngay cả khi bạn ngoại tuyến hoặc đang trong kỳ nghỉ.

Với Email Spreadsheets, bạn có thể lập lịch báo cáo và nó sẽ tự động gửi chúng qua email theo lịch định kỳ. Bạn có thể gửi email toàn bộ sổ làm việc, các trang cụ thể trong sổ làm việc hoặc thậm chí phạm vi ô.

Tự động gửi email trong Google Sheets

Email Google Sheets
File Type: Cửa hàng Chrome
WIKIANOW.COM

Chuyển đến cửa hàng tiện ích bổ sung của Google và cài đặt Email Google Sheets. Tiếp theo, mở bất kỳ Google Spread nào trong Google Drive của bạn, chuyển đến trình đơn Add-ons bên trong trang tính, chọn Bảng tính email từ danh sách thả xuống và sau đó chọn Rules để tạo báo cáo email được lên lịch đầu tiên của bạn.

Bạn được trình bày với trình hướng dẫn 3 bước để giúp lên lịch email báo cáo bảng tính của bạn.

Bước 1: Chọn Sheet Export Options

  1. Mở rộng danh sách thả xuống Select Sheets và chọn một hoặc nhiều trang tính mà bạn muốn đưa vào email. Mỗi trang tính được đính kèm dưới dạng một tệp riêng biệt trong email nhưng bạn có thể chọn tùy chọn Merge all sheets để tạo một tệp duy nhất từ ​​tất cả các trang tính trong sổ làm việc.
  2. Chọn định dạng xuất. Bạn có thể chọn giữa các định dạng PDF, Excel (xlsx), OpenDocument hoặc CSV. Có thể sử dụng tùy chọn Email không có tệp đính kèm để nhúng một phạm vi ô cụ thể trong phần thân email mà không bao gồm bất kỳ trang nào dưới dạng tệp đính kèm.
  3. Nếu bạn đã chọn PDF làm định dạng xuất trong bước 2, bạn sẽ thấy một vài tùy chọn khác. Chẳng hạn, bạn có thể thay đổi hướng giấy (Portrait hoặc Landscape), kích thước giấy hoặc thay đổi lề in để phù hợp với nhiều nội dung hơn trên một trang. Bạn có thể chọn hiển thị đường lưới, ghi chú, tên trang tính và số trang trong tệp đã xuất.
  4. Cell Range cho phép bạn chỉ định một phạm vi trong ký hiệu A1 và chỉ phạm vi đó sẽ được xuất trong tệp PDF.
Mẹo: Sử dụng Preview button để kiểm tra các tệp đã xuất của bạn sẽ như thế nào với các tùy chọn xuất khác nhau.

Bước 2: Viết mẫu Email


Tiếp theo, chúng tôi tạo một mẫu email sẽ được gửi cùng với các báo cáo của bạn. Bạn có thể chỉ định một hoặc người nhận email trong các trường TO, CC hoặc BCC. Nhiều địa chỉ email nên được phân tách bằng dấu phẩy.

Bạn cũng có thể chỉ định người nhận email động dựa trên các giá trị ô trong bảng tính. Chẳng hạn, nếu địa chỉ email của người nhận được chỉ định trong ô B2 của trang tính có tiêu đề là Employee Shifts, bạn có thể đặt {{Employee Shifts!B2}} vào trường To và tiện ích bổ sung sẽ kéo giá trị động từ tế bào tại thời điểm gửi báo cáo email.

Các giá trị ô động này được đặt trong dấu ngoặc kép có thể được sử dụng bên trong bất kỳ trường email nào, bao gồm chủ đề, nội dung email và tên người gửi.

Phần thân email có thể bao gồm các giá trị ô động cũng như các phạm vi giúp bạn dễ dàng gửi các phần của bảng tính mà không chia sẻ sổ làm việc đầy đủ. Chẳng hạn, bạn có thể viết {{Employee Wages!B2:F9}} để chỉ bao gồm phạm vi cụ thể (B2: F9) từ bảng Wages. Trong nội bộ, tiện ích bổ sung chuyển đổi phạm vi thành bảng HTML, giữ lại tất cả định dạng hiển thị bằng CSS và nhúng nó vào email.

Bạn cũng có thể bao gồm các thẻ HTML tiêu chuẩn như H1, IMG, A, B, EM và nhiều hơn nữa để bao gồm hình ảnh và định dạng phong phú trong email của bạn.

Mẹo: Sử dụng nút Test Email để gửi email với các tệp được xuất trước khi thiết lập lịch trình.

Bước 3: Tạo lịch biểu email


Tiện ích bổ sung Google Sheets bao gồm một trình lập lịch biểu để giúp bạn thiết lập lịch trình định kỳ một cách trực quan. Bạn có thể gửi email hàng giờ, hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc thậm chí trên cơ sở định kỳ hàng năm.

Cũng có thể thiết lập lịch trình nâng cao như:
  • Gửi email định kỳ vào ngày làm việc cuối cùng của tháng.
  • Gửi báo cáo email mỗi ngày thay thế và kết thúc báo cáo sau 15 ngày.
  • Thiết lập lịch trình hàng quý và gửi báo cáo email vào thứ Hai đầu tiên của quý.
Đó là nó. Sau khi chỉ định lịch trình, nhấn nút Lưu và báo cáo email của bạn sẽ được lên lịch.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa báo cáo email hiện tại của mình hoặc lên lịch báo cáo mới, hãy vào lại menu bổ trợ, chọn Email Spreadsheets và Rules Email.

Bạn có thể thích những bài đăng này