Cách tự động tạo tệp PDF bằng Google Form Responses

Cách tự động tạo tệp PDF bằng Google Form Responses

Google Forms là công cụ tốt nhất để tạo các cuộc thăm dò, khảo sát, câu hỏi và câu hỏi trực tuyến. Việc gửi biểu mẫu được lưu trữ tự động trong Google Spreadsheets, giúp bạn dễ dàng phân tích bài gửi hơn và biểu mẫu của bạn có thể nhận được số lượng phản hồi không giới hạn.

Khi người dùng gửi Google Form của bạn, một hàng sẽ được thêm vào Google Sheet đích với tất cả các câu trả lời. Hướng dẫn giải thích cách bạn có thể lưu các phản hồi Google Form của mình trong tệp PDF tùy chỉnh trong Google Drive và gửi email tự động cho một hoặc nhiều người nhận qua Gmail.

Trong ví dụ này, chúng tôi đang xây dựng một biểu mẫu đăng ký sự kiện với Google Forms. Những người tham dự điền vào mẫu, chọn (các) phiên họ muốn tham dự và một xác nhận email được gửi cho họ ngay lập tức. Một tài liệu PDF được đính kèm và nó chứa các câu trả lời mẫu và cũng là Mã QR động có thể được quét tại địa điểm tổ chức sự kiện.

Tạo tệp PDF bằng Google Forms - DEMO

Trước khi chúng tôi đi vào chi tiết triển khai, vui lòng thử quy trình làm việc trực tiếp để bạn có ý tưởng tốt hơn về những gì chúng tôi đang xây dựng.

Đầu tiên, điền vào Google Form này và gửi. Phản hồi biểu mẫu của bạn được lưu trong Google Sheet này và trong vài giây, bạn sẽ nhận được email được cá nhân hóa với tệp đính kèm PDF. Nó chứa mã QR và ID đăng ký duy nhất được tạo tự động với công thức QRCODE.

Trong nội bộ, quy trình làm việc đang sử dụng Google Document này để hợp nhất dữ liệu Google Forms thành tệp PDF. Chúng tôi đã chọn PDF cho ví dụ này nhưng bạn có thể tạo tài liệu ở bất kỳ định dạng nào bao gồm tài liệu Word, Bảng tính Excel, Trang trình bày PowerPoint, ePub và hơn thế nữa.

Cách tạo tài liệu PDF bằng Google Form Responses

Để bắt đầu, hãy tạo Google Form mới và chọn Google Spreadsheet đích nơi các phản hồi sẽ được lưu.

Tiếp theo, tạo một mẫu trong Google Docs, Google Slides hoặc Google Sheets. Trong mẫu của bạn, các trường biến phải được đặt bên trong dấu ngoặc nhọn và tên trường phải khớp chính xác với tiêu đề câu hỏi trong Google Form của bạn.


Ví dụ: nếu câu hỏi về Google Form của bạn là Full Name, thì điểm đánh dấu trong mẫu tài liệu của bạn sẽ là {{Full Name}} và nó sẽ được tự động thay thế bằng câu trả lời được gửi bởi người gửi biểu mẫu.


Tiếp theo, cài đặt Document Studio cho Google Sheets và ủy quyền bổ trợ. Bây giờ hãy mở Google Spreadsheet đang lưu trữ các phản hồi Google Form của bạn, chuyển đến trình đơn Add-ons, chọn Document Studio và mở thanh bên để xây dựng quy trình làm việc.

Đầu tiên, mở rộng phần Document Merge và chọn mẫu tài liệu từ Google Drive mà bạn đã tạo ở bước trước. Chọn tên tệp của tệp đã xuất - đó có thể là tên cố định - như event.pdf - hoặc tên động như {{full name}}. pdf trong đó tên tệp được tùy chỉnh dựa trên câu trả lời của tệp.

Tiếp theo, mở rộng phần Mail Merge trong thanh bên của Document Studio, bật tùy chọn Send Emails và tạo mẫu email bằng trình chỉnh sửa WYSIWYG tích hợp.


Bạn có thể tùy chỉnh mẫu bằng cách thêm các trình giữ chỗ biến, như {{First Name}}, trong chủ đề email và nội dung thư cho các email được cá nhân hóa. Chọn trường nơi bạn yêu cầu địa chỉ email của người gửi để gửi email cho họ khi họ gửi biểu mẫu. Bạn có thể thêm nhiều email (được phân tách bằng dấu phẩy) trong Email cụ thể của người dùng Email để thông báo cho nhiều người hơn khi các biểu mẫu được gửi.

Nếu bạn muốn thêm các điểm đánh dấu vào tài liệu được hợp nhất không có trong Google Form, bạn có thể sử dụng sự trợ giúp của các công thức mảng Google Sheets.


Ví dụ: nếu câu hỏi về Google Form của bạn là Full Name, bạn có thể thêm một cột mới trong Google Sheet là First Name và sử dụng công thức sau để tự động lấy tên từ các lần gửi Google Form có thể được sử dụng trong mẫu tài liệu và email.

Cuối cùng, mở rộng phần Finish and Merge các trang và kiểm tra tùy chọn Merge on Form Submit. Nhấp vào Save để biến quy trình công việc và gửi mục kiểm tra trong Google Form của bạn.


Bạn nên tìm một email được cá nhân hóa với tài liệu được hợp nhất dưới dạng tệp đính kèm PDF trong các mục được gửi trong Gmail của bạn. Một bản sao của tệp PDF được lưu trong Google Drive mà bạn có thể sử dụng để tự động in phản hồi Google Form qua Google Cloud Print.

Nếu bạn không thể thực hiện, xin vui lòng nhắn tin cho chúng tôi qua tiện ích Messenger góc phải màn hình để được hướng dẫn trực quan.

Bạn có thể thích những bài đăng này