Cách tạo biểu mẫu cho phép tải tệp lên Google Drive

Cách tạo biểu mẫu cho phép tải tệp lên Google Drive

Tìm hiểu cách tạo biểu mẫu tải lên tệp cho Google Drive và nhận tệp lớn từ bất kỳ ai. Người trả lời mẫu không cần phải đăng nhập vào tài khoản Google của họ.
Với File Upload Forms (bản demo) cho Google Sheets, bạn có thể nhận các tệp lớn ở mọi kích thước từ bất kỳ ai trực tiếp trong Google Drive của bạn. Bạn có thể tự động gửi xác nhận email để thông báo cho người gửi biểu mẫu. Các biểu mẫu có thể được tạo bên trong Google Sheets bằng trình tạo biểu mẫu kéo thả tích hợp và các biểu mẫu có thể có CAPTCHA, chữ ký điện tử, tải lên nhiều tệp, bảo vệ mật khẩu và hơn thế nữa.

Không giống như tính năng tải lên tệp trong Google Forms, người trả lời biểu mẫu không yêu cầu tài khoản Google để tải tệp lên qua biểu mẫu của bạn.

Nhận tệp từ bất kỳ ai trong Google Drive

Một giáo viên trường học có thể muốn xây dựng các biểu mẫu để học sinh tải lên các bài tập và các tệp được tự động lưu vào Google Drive của cô ấy nhưng trong các thư mục riêng của học sinh. Đội ngũ nhân sự có thể muốn có một biểu mẫu trực tuyến nơi người xin việc có thể tải lên sơ yếu lý lịch của họ ở định dạng PDF hoặc Word. Doanh nghiệp có thể xây dựng các biểu mẫu với chữ ký điện tử mà người trả lời có thể ký trên máy tính để bàn và điện thoại di động của họ.

Google Forms cho phép tải lên tệp nhưng người trả lời cần phải đăng nhập vào tài khoản Google của họ trước khi họ có thể tải tệp lên. Biểu mẫu tải lên tệp không áp dụng các giới hạn đó - bất kỳ ai cũng có thể tải tệp lên Google Drive của bạn. Họ có thể không có tài khoản Google và họ vẫn có thể sử dụng các biểu mẫu tải lên Drive của bạn.

Biểu mẫu tải lên tệp

Bước 1. Sao chép Google Sheet cho File Upload Forms

File Upload Form được viết bằng Google Scripts và mã cần được đính kèm vào Google Sheet của bạn để nó hoạt động.

Để bắt đầu, hãy truy cập Forms.studio/copy và nhấp vào nút Copy bản sao để tạo một bản sao của mẫu Google Sheet vào Google Drive của bạn. Trang tính này bao gồm trình tạo biểu mẫu, trình thiết kế email và nó cũng sẽ lưu trữ các phản hồi biểu mẫu của bạn giống như các phản hồi của Google Forms được lưu trữ bên trong Google Sheets.

Bước 2. Triển khai biểu mẫu Uploader dưới dạng Ứng dụng web

Trong Google Spreadsheet, đi đến Tools -> Script Editor để mở trình chỉnh sửa Google Script. Đừng lo lắng, bạn không phải viết một dòng mã, bạn chỉ phải triển khai tập lệnh này dưới dạng một ứng dụng web để bất kỳ ai cũng có thể truy cập biểu mẫu của bạn thông qua một URL web đơn giản.

Chuyển đến Publish -> Deploy as Web App, chọn Me trong Execute the app as, chọn Anyone, even Anonymous trong Who has access to the web app và nhấp vào nút Deploy.


Bạn có thể phải ủy quyền tập lệnh một lần vì nó phải thực hiện tất cả các thao tác - như gửi email, tải tệp lên - thay mặt bạn.

Ngoài ra, nếu bạn nhận được màn hình App Not Verified của ứng dụng, chỉ cần nhấp vào liên kết Advanced và chọn vào mục Go to File Upload Forms. Mặc dù bước này là tùy chọn, bạn có thể gửi ứng dụng của mình tới Google để xác minh và họ sẽ bỏ cảnh báo not verified.

Bước 3. Thiết kế mẫu File Uploader Form

Chuyển sang Google Sheet, mở rộng menu File Upload Forms (gần Help) và chọn Edit Form. Nó sẽ khởi chạy trình tạo biểu mẫu kéo thả đơn giản nhưng mạnh mẽ ngay trong Google Sheets của bạn.

Biểu mẫu của bạn có thể có nhiều trường tải lên tệp, eSignatures, ngày, bộ chọn thời gian và tất cả các trường biểu mẫu tiêu chuẩn. Sử dụng trường Rich HTML để nhúng video YouTube, Google Maps, SoundCloud MP3, thuyết trình Google Slide, Hình ảnh hoặc bất kỳ nội dung HTML nào.

Bạn cũng có thể thêm quy tắc xác thực dữ liệu vào các trường biểu mẫu khác nhau bằng các biểu thức chính quy đơn giản. Các trường tải lên tệp có thể được cấu hình để chấp nhận một hoặc nhiều tệp. Bạn cũng có thể giới hạn tải lên các loại cụ thể như hình ảnh, video, zip và hơn thế nữa.

Bước 4. Tùy chỉnh cài đặt của biểu mẫu

Sau khi biểu mẫu của bạn được thiết kế, quay lại menu File Upload Forms và chọn Configure Form. Nó sẽ mở một thanh bên trong Google Sheet của bạn, nơi bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu và cài đặt Google Drive.

Thông báo xác nhận có thể bao gồm các điểm đánh dấu địa điểm - các trường biểu mẫu được đặt trong các dấu ngoặc kép như {{name}} - cho các tin nhắn được cá nhân hóa. Bạn cũng có thể đặt URL bên trong tùy chọn Redirect và người trả lời sẽ được chuyển hướng đến trang web đó sau khi gửi biểu mẫu.


Trong phần cài đặt nâng cao, nhấp vào nút Select Folder để chọn thư mục mẹ trong Google Drive, nơi tất cả các tệp sẽ được lưu. Bạn cũng có thể chỉ định đường dẫn thư mục con để lưu trữ tệp và đường dẫn này có thể là động - \\{{Country}}\\{{City}}- dựa trên câu trả lời của biểu mẫu.

Bạn cũng có thể thay đổi bảng màu, theo dõi lượt truy cập vào biểu mẫu của mình bằng Google Analytics và bảo vệ biểu mẫu của bạn bằng Google CAPTCHA và mật khẩu.

Bước 5. Gửi email xác nhận

Với File Upload Forms, bạn có thể gửi thông báo qua email khi mọi người gửi biểu mẫu. Các email có thể được cá nhân hóa bằng cách bao gồm các trường mẫu trong chủ đề email và nội dung thư.

Sử dụng {{All Answers}} điểm đánh dấu vị trí đặc biệt trong phần thân thông báo để đưa vào bản tóm tắt phản hồi của biểu mẫu trong một bảng gọn gàng. Trường TO, CC hoặc BCC có thể bao gồm {{question title}} nơi bạn yêu cầu địa chỉ email và nó sẽ được thay thế bằng giá trị thực trong phản hồi của biểu mẫu.


Bạn có thể sử dụng Gmail Mail Merge để gửi liên kết biểu mẫu đến tất cả các địa chỉ liên hệ của bạn trong một email được cá nhân hóa. Các tài liệu Studio add-on có thể giúp bạn tạo ra, PDF pixel hoàn hảo đẹp từ phản ứng dạng và họ được tự động lưu trong Google Drive.

Những điều cần biết - Biểu mẫu tải lên tệp

  • Để ngừng chấp nhận phản hồi mới, hãy đi tới Publish -> Deploy as web app menu ứng dụng web và nhấp vào liên kết Disable.
  • Nếu bạn muốn giới hạn các biểu mẫu cho người dùng trong tổ chức GSuite của mình, hãy chọn tên miền của bạn trong Who has access to the app thay cho Anonymous.

Biểu mẫu tải lên tệp - So sánh các gói

File Upload Forms cho Google Drive yêu cầu giấy phép sử dụng mở rộng. Phiên bản cơ bản là miễn phí mãi mãi.

FREE PREMIUM
Unlimited Unlimited
Email
Free Upgrade to Premium

Bạn có thể thích những bài đăng này