Cách tự động gửi email nhắc nhở dựa trên ngày trong Google Sheets

Cách tự động gửi email nhắc nhở dựa trên ngày trong Google Sheets

Cách gửi email tự động đến danh bạ của bạn dựa trên các ngày khác nhau được chỉ định trong Google Sheet. Sử dụng nó để gửi email nhắc nhở khi đạt đến ngày đáo hạn.

Ý tưởng rất đơn giản.

Chúng tôi có dữ liệu khách hàng trong Bảng tính Google hoặc bảng tính Microsoft Excel. Cột Ngày hết hạn của nhật ký trong bảng tính có chứa ngày khi hộ chiếu được đặt hết hạn. Chúng tôi thiết lập một công việc định kỳ chạy trong nền và theo dõi ngày hết hạn. Nếu bất kỳ ngày nào trong bảng tính ít hơn, giả sử, 12 tháng kể từ ngày hôm nay, một lời nhắc email tự động được gửi đến khách hàng.

Tạo quy trình nhắc nhở email

Để bắt đầu, hãy cài đặt tiện ích Mail Merge cho Google Sheets. Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng tiện ích hợp nhất trước đó.


Tiếp theo, tạo Google Sheet mới và chọn Addons > Mail Merge with Attachments > Create Merge Template. Nếu bạn có dữ liệu khách hàng của mình trong một bảng Excel, bạn có thể dễ dàng nhập các bản ghi vào Google Sheet này bằng menu File > Import.

Tiếp theo, chúng tôi sẽ sử dụng Array Formulas để điền vào cột Scheduled Date dựa trên ngày trong cột Expiry Date. Chuyển đến hàng số 2 của cột ngày đã lên lịch và dán công thức này:

=ArrayFormula(IF(ISBLANK(E2:E),"",E2:E-365))

Ngày trong cột Scheduled Date sẽ tự động được điền vào một ngày là 12 tháng trước ngày trong cột Expiry Date. Do đó, nếu ngày hết hạn hộ chiếu được đặt thành July 12, 2021, email nhắc nhở tiếp theo sẽ được gửi chính xác một năm trước đó July 12, 2020.


Mở Gmail, soạn một thông báo email mới sẽ là mẫu nhắc nhở và lưu nó trong thư mục bản nháp của bạn. Phần thân và chủ đề email có thể bao gồm các tiêu đề cột, được đặt trong các dấu ngoặc kép và chúng sẽ được thay thế bằng các giá trị thực từ Google Sheet khi email được gửi.

Email nhắc nhở hết hạn tự động

Dưới đây là mẫu email nhắc nhở mẫu như thế nào. Bạn cũng có thể bao gồm biểu tượng cảm xúc, hình ảnh và tệp đính kèm trong bản nháp email của bạn.


Bây giờ dữ liệu khách hàng của chúng tôi đã sẵn sàng để được hợp nhất, hãy chuyển đến menu Addons trong trang tính và chọn Configure Mail Merge.

Ở đây, hãy làm theo hướng dẫn từng bước để thêm tên người gửi của bạn và cũng chỉ định các địa chỉ mà bạn muốn gửi CC/BCC trong mỗi tin nhắn được hợp nhất.

Trong phần Create Email Template, hãy chọn sử dụng một bản nháp của Gmail và chọn mẫu bản nháp mà bạn đã tạo ở bước trước.

Gửi email nhắc nhở dựa trên ngày

Mở rộng phần Send Email Campaign và chọn Send a Test Email để xem trước tin nhắn của bạn trước khi nó được gửi cho người dùng bên ngoài. Nếu tất cả đều ổn, hãy chọn Run Mail Merge và nhấn vào Go.

Mail Merge sẽ thiết lập một tác vụ nền sẽ liên tục chạy trong nền và bất cứ khi nào hộ chiếu hết hạn, một lời nhắc email sẽ tự động được gửi cho khách hàng dựa trên ngày trong cột Scheduled Date.


Bạn có thể kiểm tra bảng Mail Merge Logs để theo dõi tiến trình và một bản sao của tất cả các email cũng sẽ được lưu trong thư mục Gmail Sent Item của bạn.

Các email nhắc nhở được gửi dựa trên múi giờ của bảng tính của bạn. Nếu bạn muốn gửi email ở một múi giờ khác, hãy chuyển đến menu File bên trong Google Sheet, chọn Spreadsheet Settings và cập nhật múi giờ.

Bạn cũng có thể sử dụng Filters trong Google Sheets để gửi email tự động đến các hàng đáp ứng các tiêu chí cụ thể: khi quốc gia là Việt Nam hoặc khi một giá trị ô có chứa Follow-up, v.v.

Quy trình làm việc dựa trên ngày giống nhau có thể được sử dụng để tự động gửi email trong nhiều tình huống như gửi mong muốn được cá nhân hóa vào ngày sinh nhật và ngày kỷ niệm, nhắc nhở gia hạn tên miền, nhắc nhở thanh toán phí, cuộc hẹn và hơn thế nữa.

Bạn có thể thích những bài đăng này