Cách sử dụng các trường có điều kiện trong các mẫu email

Cách sử dụng các trường có điều kiện trong các mẫu email

Các tiện ích bổ sung Mail MergeDocument Studio cho phép bạn gửi email được cá nhân hóa với sự trợ giúp của các điểm đánh dấu mẫu.

Các điểm đánh dấu tự động tạo ánh xạ giữa các tên cột trong Google Sheet và các trường biến trong thông báo email của bạn. Khi email được gửi, các trường đánh dấu trong thông báo email sẽ được thay thế bằng các giá trị từ các cột tương ứng của trang tính.

Giả sử bạn có một cột có tiêu đề First Name trong Trang tính Google của bạn và phần thân thông điệp email của bạn có một điểm đánh dấu Dear {{First Name}}(cuối cùng cũng lưu ý dấu phẩy).

Trường điền vào

Nếu các hàng Google Sheet của bạn có giá trị, hãy nói Alex, văn bản trong thông báo email sẽ đọc Dear Alex,. Tuy nhiên, nếu tên đầu tiên không có sẵn cho một hàng cụ thể, trường biến sẽ được thay thế bằng một giá trị trống và dòng đầu tiên trong thông báo email này sẽ đọc Dear <space>,- điều mà bạn nên tránh hoàn toàn trong các email được cá nhân hóa.

Có hai cách để giải quyết vấn đề này. Bạn có thể dọn sạch dữ liệu của mình trước khi chạy hợp nhất hoặc bạn có thể sử dụng các công thức trong Google Sheets để cung cấp một giá trị thay thế trong trường hợp trường ban đầu không có giá trị. Hãy để tôi giải thích:
  • Thêm một cột mới trong tiêu đề Google Sheet
  • Thêm một công thức trong hàng # 2 của cột Greeting.
=IF(ISBLANK(A2),"Hello",CONCATENATE("Dear", " ", A2))
Công thức về cơ bản nhìn vào cột Tên, nó trống, lời chào được đặt thành Hello khác, nó sử dụng giá trị mặc định của Hello FirstName.
  • Bây giờ hãy chỉnh sửa mẫu email của bạn và thay thế cho “Dear {{Name}},” trực tuyến bằng cách “{{Greeting}},”.
Bạn có thể sao chép-dán công thức trong các ô còn lại của cột theo cách thủ công hoặc sử dụng hàm ArrayFormula để sao chép nó xuống cho bạn.

If..Then..Else

Kỹ thuật có thể được mở rộng để thêm nhiều tùy chỉnh vào thông điệp email của bạn. Chẳng hạn, bạn có thể chọn một lời chào khác trong chủ đề email của mình dựa trên quốc gia của người nhận.


Nếu quốc gia nằm trong cột B, công thức Greeting sẽ là:
=IFNA(
IFS(
B2 = "USA", "Hello",
B2 = "Spain", "Hola",
B2 = "India", "Namaste"
), "Greetings")

Các trường được tính toán

Các trường mẫu trong thông báo email bị câm và chỉ bị thay thế bởi các giá trị trong Bảng tính Google. Nếu bạn muốn bao gồm bất kỳ logic hoặc tính toán nào trong các trường mẫu, thì nó nên được thực hiện trong chính trang tính.

Để tôi cho bạn xem một ví dụ khác.


Google Sheet ghi lại chi tiết hóa đơn và gửi email nhắc nhở thanh toán. Sử dụng phép thuật của công thức Google Sheet và đánh dấu mẫu, văn bản của thông báo email có thể được thay đổi linh hoạt dựa trên thời điểm hóa đơn đến hạn. Nếu ngày đáo hạn đã trôi qua, chúng tôi sẽ gửi một tin nhắn khác.

Trước tiên, hãy thêm một cột mới (giả sử là Ngày còn lại) để tính số ngày từ nay đến ngày đáo hạn của hóa đơn. Thêm công thức này vào hàng số 2 của cột. Nó sẽ chỉ điền giá trị khi ngày đáo hạn có sẵn.
=ArrayFormula(IF(ISBLANK(C2:C),"", ROUND(C2:C-TODAY())))

Thêm một cột Status Invoice Status mới và một lần nữa sử dụng hàm ArrayFormula để lấy văn bản cho nội dung và chủ đề thư email.
=ArrayFormula(
IF(ISBLANK(C2:C), "" ,
IF(D2:D>0, CONCAT("due on ",TEXT(C2:C,"mmmm dd, yyyy")),
CONCAT(ABS(D2:D)," days past due"))))

Bạn có thể thích những bài đăng này