Cách tạo một biểu mẫu có thể điền trong Word

Bạn có thể sử dụng Word để tạo các biểu mẫu kỹ thuật số tương tác mà người khác có thể điền vào máy tính của họ trước khi in hoặc gửi lại cho bạn. Cần một chút chuẩn bị nhưng giúp bạn không phải giải mã những chữ viết tay lộn xộn! Một số công cụ bạn sẽ sử dụng khi tạo biểu mẫu bao gồm:
  • Templates: Biểu mẫu thường được lưu dưới dạng mẫu để chúng có thể được sử dụng nhiều lần.
  • Content controls: Các khu vực mà người dùng nhập thông tin vào biểu mẫu.
  • Tables: Bảng thường được sử dụng trong các biểu mẫu để căn chỉnh các trường văn bản và biểu mẫu cũng như để tạo đường viền và hộp.
  • Protection: Người dùng có thể hoàn thành các trường biểu mẫu mà không thể thay đổi văn bản và / hoặc thiết kế của biểu mẫu.

Cách tạo một biểu mẫu có thể điền trong Word

Hiển thị tab Developer

Trước khi có thể tạo biểu mẫu, bạn cần bật tab Developer để có quyền truy cập vào các công cụ nâng cao.
  • Bấm vào tab File.
  • Chọn Options.
  • Cửa sổ Word Options sẽ mở ra.
  • Nhấp vào tab Customize Ribbon ở bên trái. Cột bên phải kiểm soát các tab ribbon nào được bật.
  • Chọn hộp kiểm Developer.
  • Bấm OK.

Tab Developer bây giờ xuất hiện trên ribbon. Ngoài các công cụ nâng cao để ghi macro, bổ trợ và bảo vệ tài liệu, giờ đây chúng tôi có quyền truy cập vào các điều khiển biểu mẫu.

Tạo Form

Khi bạn đã bật tab Developer và tạo bố cục và cấu trúc của biểu mẫu, bạn có thể bắt đầu thêm các trường biểu mẫu vào tài liệu của mình bằng Content Controls.
  • Đặt con trỏ văn bản ở nơi bạn muốn chèn trường biểu mẫu.
  • Bấm vào tab Developer trên ribbon. Nhóm Controls chứa các loại điều khiển nội dung khác nhau mà bạn có thể thêm vào biểu mẫu, cũng như nút chuyển đổi cho Design Mode.
  • Bấm vào nút Design Mode trong nhóm điều khiển. Trong khi Design Mode đang hoạt động, các điều khiển bạn chèn sẽ không hoạt động, vì vậy việc nhấp vào hộp kiểm để di chuyển xung quanh cũng sẽ không đánh dấu vào hộp kiểm đó. Bạn cũng có thể tùy chỉnh văn bản chỗ dành sẵn cho một số điều khiển.
  • Bấm vào nút Content Control để chèn loại kiểm soát đã chọn.
    • Chọn một trường biểu mẫu và nhấp vào nút Properties trên ribbon để chỉnh sửa các tùy chọn của điều khiển. Tùy thuộc vào loại điều khiển bạn đã chèn, bạn có thể thay đổi giao diện của nó, thiết lập các tùy chọn trong danh sách hoặc khóa điều khiển sau khi đã chỉnh sửa.
  • Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp lại vào nút Design Mode để thoát Design Mode.

Bạn rời khỏi Design Mode và các điều khiển nội dung mà bạn đã chèn bây giờ có thể được sử dụng.

Các loại Form Controls

Có nhiều loại điều khiển biểu mẫu khác nhau mà bạn có thể thêm vào biểu mẫu sẽ cho phép mọi người thêm các loại phản hồi khác nhau.
Rich Text Trường nhập văn bản cho phép định dạng văn bản đa dạng thức.
Plain Text Một trường văn bản giới hạn đối với văn bản thuần túy, vì vậy không có định dạng nào có thể được đưa vào.
Picture Chấp nhận một hình ảnh duy nhất.
Building Block Gallery Hiển thị một thư viện các lựa chọn thiết kế được định dạng từ thư viện Quick Parts.
Combo Box Tạo danh sách mà người dùng có thể chỉnh sửa trực tiếp.
Drop-Down List Người dùng chọn từ một số lựa chọn xuất hiện bằng cách nhấp vào mũi tên danh sách.
Date Picker Người dùng chọn ngày và điều khiển tự động định dạng giao diện của ngày.
Check Box Chèn một hộp kiểm vào một biểu mẫu.
Legacy Tools Chứa các điều khiển biểu mẫu từ các phiên bản Word trước.

Hoàn thiện một Form

Khi bạn đã sẵn sàng phân phối biểu mẫu để người khác có thể điền vào, bạn có thể hạn chế biểu mẫu để những người điền vào biểu mẫu không thể xóa hoặc thay đổi các điều khiển nội dung.
  • Nhấp vào nút Restrict Editing trên tab Developer.
  • Restrict Editing xuất hiện ở bên phải.
  • Chọn hộp kiểm Editing restrictions.
  • Nhấp vào mũi tên Editing restriction.
  • Chọn Filling in forms.
Khi tùy chọn này được bật, thay đổi duy nhất mà bất kỳ ai khác có thể thực hiện đối với tài liệu này là điền vào các trường biểu mẫu. Họ sẽ không thể tự di chuyển, xóa hoặc chỉnh sửa các trường cho đến khi tắt chế độ bảo vệ.

  • Nhấp vào nút Yes, Start Enforcing Protection.
  • Mật khẩu không cần thiết để bắt đầu thực thi bảo vệ, nhưng bạn có thể thêm một mật khẩu nếu bạn muốn ngăn bất kỳ ai tắt chế độ bảo vệ này.
  • Nhập mật khẩu (tùy chọn), sau đó nhấp vào OK.

Tài liệu hiện bị hạn chế và bất kỳ ai mà bạn gửi tài liệu đến sẽ chỉ có thể điền vào các biểu mẫu.