Cách tạo mẫu email trong Microsoft Outlook

Một trong những cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại là tạo các mẫu. Mẫu giúp cung cấp cấu trúc hoặc biểu mẫu cho bất kỳ nội dung nào. Ví dụ, trong Microsoft Outlook, người dùng có thể tạo các mẫu email thay vì tạo email từ đầu mỗi lần.

Cách tạo mẫu email trong Microsoft Outlook

Các mẫu email này rất hữu ích khi các email gửi đi có cùng nội dung hoặc cấu trúc tương tự. Để tạo mẫu email trên Microsoft Outlook, người dùng có thể sử dụng tính năng Quick Parts hoặc bổ trợ My Templates. Đây là cách nó hoạt động:

TẠO MẪU EMAIL BẰNG CÁC QUICK PARTS TRONG MICROSOFT OUTLOOK

Quick Parts là một thư viện trong Microsoft Outlook có chứa nội dung có thể sử dụng lại như văn bản và hình ảnh. Người dùng có thể chọn các mục này một cách thuận tiện và chèn chúng vào email, yêu cầu cuộc họp, nhiệm vụ, v.v. Dưới đây là cách sử dụng Quick Parts để tạo mẫu email:
LƯU Ý: Microsoft đã giới thiệu Quick Parts trong Outlook 2007 để thay thế AutoText đã có trong các phiên bản trước.
  • Bước 1: Khởi chạy Microsoft Outlook trên máy tính của bạn.
  • Bước 2: Từ thanh Ribbon, chọn Email mới để tạo thư sẽ lưu dưới dạng mẫu.
  • Bước 3: Đánh dấu nội dung của mail.
  • Bước 4: Nhấp vào tab Insert và trên nhóm Text, nhấp vào menu thả xuống Quick Parts.
  • Bước 5: Từ các tùy chọn được liệt kê, chọn Save Selection to Quick Part Gallery để khởi chạy một hộp thoại.
  • Bước 6: Trong hộp thoại, điền vào các chi tiết liên quan cho các trường bên dưới:
    • Name: Đây là định danh duy nhất cho mỗi mục nhập. Quick Parts liệt kê các tên theo thứ tự bảng chữ cái. Bạn sẽ thấy điều này rất hữu ích khi bạn có nhiều mục nhập.
    • Gallery: Outlook giúp bạn lưu nội dung Quick Parts của mình vào các thư viện cụ thể. Điều này rất hữu ích khi bạn có hàng tấn mẫu được lưu trữ.
    • Category: Bạn nên chọn General ngoại trừ khi bạn cần nhóm bổ sung cho các mẫu của mình. Các danh mục giống như các thư mục con và chúng thuộc về các phòng trưng bày.
    • Description: Đây là nhận xét giúp mô tả từng mục nhập hoặc mẫu. Bạn không bao giờ thấy thuộc tính này nên không cần bận tâm về nó.
    • Save In: Để đảm bảo rằng nội dung có sẵn để sử dụng trong email Outlook, hãy sử dụng NormalEmail.dotm. Bạn cũng có thể tách các mục nhập của mình theo mẫu.
    • Options: Thuộc tính này giúp xác định cách bạn chèn từng mục nhập.
  • Bước 7: Nhấp vào OK để lưu thông tin chi tiết của mục nhập mới của bạn. Bạn luôn có thể truy cập mục này cho các mục đích khác nhau, bao gồm cả việc tạo email.
  • Bước 8: Để sử dụng mẫu mới, hãy chuyển đến phần email mà bạn cần mẫu xuất hiện.
  • Bước 9: Chọn Quick Parts và nhấp vào mẫu sẽ sử dụng.
LƯU Ý: Bất kỳ mục nào được lưu trong Quick Parts chỉ khả dụng cục bộ trên PC.

TẠO MẪU EMAIL BẰNG PHẦN BỔ TRỢ MẪU CỦA TÔI

My Templates là một phần bổ trợ được cung cấp bởi Microsoft để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập văn bản bằng một cú nhấp chuột. Với tính năng này, người dùng có thể lưu trữ các cụm từ thường dùng và thêm chúng vào email khi cần thiết. Tính năng này được cài đặt sẵn trên Outlook; tuy nhiên, người dùng phải có tài khoản email với máy chủ Microsoft Exchange.

Dưới đây là cách sử dụng My Templates của tôi:
LƯU Ý: PHẦN bổ trợ My Templates khả dụng trên Microsoft Outlook 2019, 2016 và 2013 cũng như Microsoft 365.
  • Bước 1: Khởi chạy Microsoft Outlook.
  • Bước 2: Từ Ribbon, chọn Email mới.
  • Bước 3: Trên tab Messages và trong nhóm My Templates, hãy nhấp vào View Templates.
LƯU Ý: Nếu bổ trợ View Templates không được định cấu hình trước trên Outlook Ribbon, hãy chọn File và Manage Add-Ins để cài đặt nó.
  • Bước 4: Trên hộp thoại mới, nhấp vào Template.
  • Bước 5: Trong các hộp văn bản trống, cung cấp tiêu đề và nội dung của email.
  • Bước 6: Nhấp vào Save để đảm bảo mẫu có sẵn bất cứ lúc nào bạn cần.
  • Bước 7: Bấm vào mẫu mới tạo để chuyển nó vào phần nội dung của email.
LƯU Ý: Các mẫu được tạo bằng phần bổ trợ My Templates được lưu trữ trên hộp thư của bạn và có thể được truy cập từ mọi nơi.