Với tiện ích bổ sung Forms Email Notifications, bạn có thể tự động gửi email cho bất kỳ ai mỗi khi người dùng gửi Google Form của bạn. Bạn có thể chọn thông báo cho chủ sở hữu biểu mẫu, người trả lời biểu mẫu, các thành viên trong nhóm của bạn hoặc bất kỳ ai khác và email sẽ được kích hoạt ngay sau khi gửi biểu mẫu.

Tiện ích bổ sung Google Forms cũng có thể gửi email có điều kiện cho những người cụ thể tùy thuộc vào nội dung người dùng đã chọn trong Google Forms của bạn. Nội dung và chủ đề của email có thể được cá nhân hóa cho từng người nhận với các câu trả lời biểu mẫu.

Trước khi chúng tôi bắt đầu triển khai, đây là một số ví dụ trong thế giới thực mà thông báo email có điều kiện có thể hữu ích:

Ví dụ: Gửi Email đến các Phòng ban khác nhau

Đây là một biểu mẫu hỗ trợ kỹ thuật trong đó khách hàng điền vào tên sản phẩm và vị trí của họ. Với tiện ích bổ sung của Google Forms, bạn có thể tạo một email có điều kiện gửi đến nhóm hỗ trợ iPhone khi câu trả lời được chọn là iPhone hoặc iPad. Một email khác có thể được gửi đến nhóm Ấn Độ khi khách hàng chọn Ấn Độ trong trình đơn thả xuống quốc gia.

Ví dụ 2: Gửi Email đến Giáo viên Lớp

Đây là một mẫu đơn của trường mà phụ huynh phải đồng ý. Nếu phụ huynh nói “Có”, giáo viên chủ nhiệm lớp của học sinh sẽ được gửi email và email xác nhận cũng sẽ được gửi đến địa chỉ email của phụ huynh. Nếu câu trả lời là “Không”, thông báo qua email sẽ không được gửi đến bất kỳ đâu.

Cách gửi email có điều kiện bằng Google Forms

Truy cập cửa hàng Google Forms và cài đặt tiện ích bổ sung Email Notifications. Tiếp theo, hãy truy cập form.google.com và tạo một biểu mẫu mới hoặc sử dụng bất kỳ biểu mẫu hiện có nào của bạn. Addon cũng tương thích với các biểu mẫu dựa trên Quiz.

Định cấu hình thông báo qua email cho Google Forms

Bên trong cửa sổ trình chỉnh sửa Google Form, khởi chạy tiện ích bổ sung và chọn Create Email Notificationtừ menu.

Tại đây, chỉ định tên quy tắc biểu mẫu (Inform the Teacher) nhưng để trống trường “Email Addresses to Notify” - chúng tôi chỉ cần gửi email khi đáp ứng các điều kiện cụ thể, nếu không chúng tôi sẽ bỏ qua thông báo. Nhấp vào Continue.Trên màn hình tiếp theo, nhấp vào nút Visual Email và tạo mẫu email đa dạng thức của riêng bạn. Bạn cũng có thể bao gồm trình giữ chỗ cho các trường biểu mẫu - như {{Phone Number}} - và những trường này sẽ được thay thế bằng các giá trị thực do người dùng nhập vào. Nhấp vào Continue.

Nhấp vào nút Edit Conditions và tại đây, thêm một hoặc nhiều câu lệnh điều kiện cho mỗi quy tắc. Trong ảnh chụp màn hình sau, email được gửi đến phụ huynh và jeff@school.com bất cứ khi nào giá trị đồng ý là “Có” và tên giáo viên có chứa Jeff, Jordan hoặc Mary.

Trong Rule #2, email sẽ được gửi đến hiệu trưởng nhà trường nếu phụ huynh đã chọn câu trả lời là “Không” và các quy tắc khác sẽ bị bỏ qua.
Đó là nó. Save quy tắc, truy cập Google Form và gửi bài kiểm tra. Nếu các quy tắc được thiết lập chính xác, các email sẽ được định tuyến chính xác đến các địa chỉ email khác nhau và bạn có thể tìm thấy bản sao của tất cả các email đã được gửi đi trong thư mục Gmail Sent trong Gmail của mình.